PŘÍPADOVÁ STUDIE · STAVEBNICTVÍ
Rodinná tesařská firma s obratem 16 mil. Kč měla Excel pod kontrolou — ale data se zpožděním. Změna účetního softwaru, AI vytěžování dokladů a zakázkový reporting v reálném čase vrátily jednateli 24 hodin měsíčně (~350 tis. Kč ročně) a daly mu data, díky kterým zvedl marži zakázek z 18 na 22 %.
Času vráceno jednateli (~350 000 Kč/rok) · k tomu vyšší marže zakázek z 18 na 22 % · návratnost okamžitá
VÝCHOZÍ SITUACE
Firma si díky důkladné práci s Excelem držela finanční řízení v zásadě pod kontrolou. Problém byl jinde: zastaralý účetní software bez API, fyzické předávání dokladů a měsíční zpracování znamenaly, že ziskovost zakázky byla známá až po uzavření měsíce — tedy pozdě na jakoukoli reakci.
ŘEŠENÍ
Nasadili jsme moderní cloudový účetní systém s plným API napojením na bankovnictví, AI vytěžování dokladů a manažerský reporting po zakázkách a střediscích. Platební styk převzala kancelář, aby se jednatel mohl věnovat řízení.
A) Cloudový systém s API
B) AI vytěžování dokladů
C) Zakázkový reporting
VÝSLEDKY
Hlavní doložitelný přínos je časová úspora ~350 000 Kč ročně — při nulových nákladech na straně klienta. K tomu se zvedla marže zakázek z 18 na 22 %; přesnou roční hodnotu nevyčíslujeme, protože nárůst se netýkal celého objemu rovnoměrně. Reporting marži nezvedl sám — dal jednateli data, díky kterým ukončil tři dlouhodobě ztrátové typy služeb, přesněji kalkuloval a lépe vyjednával s dodavateli. Rozhodnutí udělala firma, software k nim dodal podklady.
časová úspora — 24 h/měs × 1 200 Kč × 12
marže zakázek — na klíčových projektech
rychlost dat
Z ČEHO SE 24 HODIN SKLÁDÁ
Dohledávání dokladů ~3 h, zajištění úhrad faktur ~5 h, příprava a tvorba reportů ~16 h — dohromady 24 hodin měsíčně, které se dnes z velké části generují automaticky místo ručního skládání v Excelu. Jednatel netráví u administrativy nulu (doklady je třeba vyfotit a poslat), ale je to zlomek původních hodin.
KONKRÉTNÍ PŘÍKLAD
U zakázky za 2,8 mil. Kč systém v polovině realizace (45 % hotovo) ukázal náklady 1,9 mil. Kč. Okamžitá reakce udržela finální marži na 18 % místo hrozících 5 %.
Časová úspora počítá hodnotu hodiny práce jednatele 1 200 Kč — odpovídá běžné fakturované hodině ve stavebnictví; hodina, kterou jednatel věnuje řízení a akvizici místo administrativy, má pro firmu minimálně stejnou hodnotu. Zvýšení marže z 18 na 22 % se týkalo klíčových zakázek, ne celého objemu rovnoměrně, proto ho neuvádíme jako konkrétní roční částku.
KLÍČOVÁ ZJIŠTĚNÍ