Chuchelna (škola bez změny SW)

PŘÍPADOVÁ SUTIDE · PŘÍSPĚVKOVÁ ORGANIZACE

Jak digitalizovat školu, která nesmí měnit software

Nový ředitel chtěl modernizovat administrativu — ale stávající účetní systém se z provozních důvodů měnit nesměl. Běžné řešení „nasaď nový SW“ bylo ze stolu. Postavili jsme digitální vrstvu kolem stávajícího systému, ne místo něj — s tříúrovňovým schvalovacím workflow a vývojem na míru. Tam, kde jiné školy teprve digitalizují základ, šla tato škola o úroveň dál.

Omezení
Stávající SW musel zůstat
Řešení
Digitální vrstva kolem něj
Implementace
cca 3 měsíce
Vývoj na míru
hradila kancelář
0
hodiny

Cesta dokladu do účetnictví — bez výměny softwaru · ~13 h/měs uspořeno (~70 000 Kč/rok)

VÝCHOZÍ SITUACE

Čtyři ruční kroky každý měsíc

Škola jako příspěvková organizace pracuje s rozpočtem zřizovatele — výměna systému by znamenala zdlouhavý schvalovací proces. Stávající SW přitom svoji roli plnil. Chyběla vrstva, která by zajistila digitální příjem dokladů, jejich schválení a odeslání plateb

  • Doklady chodily fyzicky i emailem bez jednotného sběru — část se ztrácela
  • Stávající SW nemá API — nelze přímo napojit vytěžování ani banku
  • Každý doklad: tisk košilky, ruční podpis tří schvalovatelů, fyzická archivace
  • Ředitel ručně zadával ~100 platebních příkazů měsíčně do bankovnictví
  • Výplatní pásky se tiskly, fyzicky předávaly a podepisovaly

ŘEŠENÍ

Vrstva nástrojů kolem stávajícího systému

Každý nový nástroj plní přesně vymezenou funkci v řetězci: sběr → vytěžení → schválení → archiv → platba. Žádný článek nepřekrývá stávající systém — navazuje tam, kde jeho možnosti končí.

A) Sběrný mail + AI vytěžování

  • Jedna adresa pro všechny doklady — konec šuplíků
  • Vytěžovací aplikace jako vstupní vrstva, do SW vstupuje jen přes standardní import

B) Tříúrovňové schvalovací workflow

  • Digitální schválení místo tištěné košilky se třemi podpisy
  • Výstupem je PDF košilka splňující požadavky PO (vývoj na míru, 5 týdnů, hradila kancelář)

C) Můstkový SW pro platby + e-pásky

  • Mezičlánek mezi vytěžováním a bankou — ředitel nezadává nic ručně
  • Elektronická distribuce pásek s digitální stopou o doručení

Časová osa implementace

1
Sběr a vytěžování
  • Sběrný mail
  • AI vytěžovací aplikace
  • První doklady do systému
Měsíc 1
2
Schvalování
  • Vývoj workflow na míru
  • Tři úrovně schvalovatelů
  • PDF košilky
Měsíc 2
3
Platby a pásky
  • Můstkový SW do banky
  • Elektronické pásky
  • Souběžný archiv
Měsíc 3
4
Ostrý provoz
  • Plný digitální oběh
  • Audit trail pro kontroly
  • Předání řediteli
Po 3 měsících

VÝSLEDKY

Cyklus ze dnů na hodiny

Doklad, který dřív putoval dny ze šuplíku do účetnictví, projde dnes systémem v řádu hodin. Ředitel nezadává platby ručně, košilky se netisknou ručně a pásky chodí samy — vše bez jediného zásahu do stávajícího SW.

dny → hodiny

cesta dokladu do účetnictví

~13 h/měs

uspořeno (~70 000 Kč/rok)

~100→0

ručně zadávaných příkazů · 0 tištěných košilek navíc

POCTIVÝ ROZPAD ÚSPOR

Ruční platební příkazy (~6 h za ~100 příkazů měsíčně), zpracování papírových košilek se třemi podpisy (~4 h) a fyzická distribuce pásek (~3 h) odpadly úplně. Čistá úspora ~13 hodin měsíčně — počítáno hodinovým nákladem zaměstnavatele včetně odvodů dle mzdy ředitele této školy.

KONKRÉTNÍ PŘÍKLAD

Dřív: doklad předaný na chodbě skončil v šuplíku a do účetnictví dorazil o týden později — nebo vůbec. Dnes vstupuje do systému ve chvíli, kdy ho dodavatel pošle na sběrný mail, čeká na schválení a po potvrzení je platební příkaz připraven k exportu.

SPECIFIKACE PRO PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE

Co platí jen ve veřejném sektoru

  • Zachování stávajícího SW — řešení vzniklo jako vrstva nad systémem, bez souhlasu zřizovatele s výměnou
  • Fyzický i digitální archiv — zákon u PO neumožňuje pouze digitální archiv; PDF košilka se tiskne i ukládá
  • Kontroly a audit trail — každé schválení zaznamenáno (kdo, kdy, kolik), export pro audit v minutách

FAQ

Ne. Stávající SW zůstal beze změny. Vývoj workflow na míru (5 týdnů, 20 000 Kč) nesla kancelář — škola neplatila nic navíc.
Workflow běží celé v samostatné vytěžovací aplikaci. Do stávajícího SW vstupuje jen finální výsledek přes standardní import.
PO je ze zákona povinna vést fyzický archiv. PDF košilka se proto tiskne — ale celý ruční proces před tiskem odpadl.
Dohled zůstává plný — ředitel vidí všechny připravené i odeslané příkazy a může je kdykoli zkontrolovat.