VOTOCHECK / FaktFlow

PŘÍPADOVÁ SUTIDE · SKUPINA & PRODUKT

Rok hledali software. Nakonec ho pomohli vytvořit.

S růstem skupiny čtyř účetních firem přestaly stačit e-mail, chat a tabulky. Žádný komerční nástroj nepokryl projektové řízení, docházku, cestovní příkazy a fakturaci pro celou skupinu najednou. Po roce hledání se z frustrovaného zákazníka stal spoluzakladatel FaktFlow — páté entity skupiny.

Skupina
5 entit, společná platforma
Hledání SW
více než 1 rok
Moduly
Task · Time · Trip · Invo · ReFlow
Status
spoluzakladatel FaktFlow
0
modulů, 1 platforma

Z frustrovaného zákazníka spoluzakladatel vlastního produktu

PŘÍBĚH, KTERÝ ZAČAL V ROCE 1958

Hodnoty staré přes 60 let

V roce 1958 začínala Ludmila Kučerová jako účetní pro horské restaurace — v zimě si dávala účetní deník do batohu a za klienty vyrážela na lyžích. Nebyl to jen způsob dopravy, ale způsob myšlení: přijít za klientem, pochopit problém, najít řešení. Tyto hodnoty přešly na dceru Irenu Votočkovou (1978) a třetí generaci. Koncem roku 2022 vstoupil do firmy Jakub Votoček s misí digitalizace — a z rodinné kanceláře se zrodila MUPAX a skupina VOTOCHECK.

KDY PŘESTALY STAČIT TABULKY

Růst přinesl organizační problém, ne finanční

S každou novou entitou přibývaly projekty, úkoly a lidé — ale systém pro jejich koordinaci zůstával stejný: e-mail, chat, sdílené tabulky a ústní dohody. Fungovalo to, dokud byl tým malý. Pak přestalo.

  • Projektové řízení — kdo na čem dělá a do kdy, bez jediného místa, kde to zjistit
  • Docházka a absence — kdo je příští týden pryč a kdo ho zastoupí
  • Cestovní příkazy — ruční vypisování, počítání diet v Excelu
  • Fakturace propojená s časem — přepis z jednoho nástroje do druhého
  • Kapacitní plánování — přijímat zakázky bez přehledu o zdrojích je sázka naslepo

ROK HLEDÁNÍ

Digitální základ, který rozpustil ruční řetězec

Skupina strávila více než rok systematickým testováním komerčních nástrojů. Každý zvládal svoji oblast výborně — ale potřeba byla neobvyklá: jedno místo, které propojí projektové řízení, docházku, cestovní příkazy a fakturaci pro čtyři firmy skupiny zároveň, s pohledem na skupinu jako celek i každou firmu zvlášť. Takovou kombinaci žádný nenabízel — ne proto, že by byly špatné, ale protože to nebyl jejich záměr.

PŘIZNANÁ PŘEKÁŽKA

Rok hledání bez výsledku nebyl promrhaný čas — byl to důkaz, že mezera na trhu existuje. Teprve když bylo jasné, že řešení nikdo nenabízí, dávalo smysl podílet se na jeho vzniku. Investice do vývoje byla risk, ne jistota.

ŘEŠENÍ

Od zákazníka ke spoluzakladateli

FaktFlow nevzniklo jako startup hledající zákazníky — vzniklo z konkrétní frustrace skupiny, která rok věděla, co potřebuje. VOTOCHECK se stal spoluzakladatelem a investorem. Vlastní provozní potřeby se staly živou specifikací: každá funkce vznikala jako odpověď na reálný problém, ne výsledek průzkumu trhu.

Pět modulů, jedna platforma

  • TaskFlow — projektové řízení: úkol, vlastník, termín, historie
  • TimeFlow — evidence docházky a kapacitní přehled napříč firmami
  • TripFlow — cestovní příkazy a diety bez Excelu
  • InvoFlow — fakturace propojená s časem z TaskFlow, jeden klik místo přepisu
  • ReFlow — manažerský reporting: výsledovka v %, cashflow, plán vs. skutečnost, přehled marží

FaktFlow funguje jako PWA bez instalace, data výhradně v EU, GDPR. Onboarding zdarma, spuštění za jeden pracovní den.

CO SE ZMĚNILO

Přehled místo chaosu

Dřív byl stav projektů věcí individuální paměti. Dnes má každý úkol vlastníka, termín a historii — a vedení vidí průřez všemi projekty bez nutnosti se ptát. Sdílení lidí mezi entitami funguje poprvé jako skutečný kapacitní přehled. A investice se zhodnocuje růstem platformy, ne jen jejím využíváním.

5

modulů v ostrém provozu — celá platforma funkční

1

platforma pro celou skupinu — konec datových silosů

1

pracovní den do spuštění

„Babička jezdila za klienty na lyžích. My dnes jedeme za nimi s digitálními nástroji. Hodnoty jsou pořád stejné.“

Jakub Votoček · VOTOCHECK Group

KLÍČOVÁ ZJIŠTĚNÍ

Co fungovalo

  • Frustrace jako motor inovace — rok hledání byl důkaz, že mezera na trhu existuje
  • Zákazník jako spolutvůrce — reálné provozní potřeby jako specifikace, každá funkce ověřená v praxi
  • Jedna platforma pro skupinu — konec datových silosů napříč entitami
  • Iterativní nasazení — jeden modul v provozu je víc než pět naprázdno
  • Investice místo licence — vlastní roadmapa, produkt roste s potřebami skupiny

FAQ

All-in-one platforma s pěti moduly v ostrém provozu: TaskFlow (projektové řízení), TimeFlow (docházka), TripFlow (cestovní příkazy), InvoFlow (fakturace) a ReFlow (manažerský reporting a controlling). PWA bez instalace, data v EU, spuštění za jeden den.
Po roce testování bylo jasné, že kombinace všech modulů pro celou skupinu na trhu neexistuje. Místo placení za nevyhovující řešení jsme se podíleli na vzniku toho vyhovujícího.
Ne. Škáluje od jednoho živnostníka po skupinu více entit. Pro jednotlivce je to přehledný nástroj, pro skupiny navíc jednotný pohled na celek.
Ano, je to samostatný produkt dostupný všem na faktflow.cz. Zkušenost VOTOCHECK jako prvního uživatele je důkaz, že funguje v reálném provozu.