Faktura je běžný nástroj každé firmy. A přestože se může zdát jako pouhý účetní doklad, její zpracování a forma vypovídá mnohé o profesionalitě podniku, jeho přístupu k zákazníkům i dodržování legislativy. Správně vystavená faktura s jasnými podmínkami může posílit důvěru, ušetřit čas a předejít nedorozuměním.
Pojďme se podívat na to, co by každá kvalitní faktura měla obsahovat a proč záleží i na zdánlivých detailech.
1. Srozumitelné platební podmínky jako základ důvěry
Faktura není jen o částce. Klíčové je uvádět jasné a srozumitelné platební podmínky – zejména lhůtu splatnosti a způsob platby.
Podle občanského zákoníku (§ 1963 NOZ) je cena splatná do 30 dnů od doručení faktury, pokud není mezi stranami dohodnuto jinak. V praxi ale dodavatel zpravidla stanoví konkrétní splatnost – například 14, 30 nebo 60 dnů – a uvede ji buď ve smlouvě, nebo přímo na faktuře.
Profesionálně zpracovaná faktura pomáhá oběma stranám plánovat cash flow a budovat spolehlivý vztah na základě transparentnosti, ne improvizace.
2. Přesnost a úplnost údajů
Faktura musí obsahovat zákonem dané náležitosti – to není jen formalita, ale základní požadavek, který vychází ze zákona o DPH č. 235/2004 Sb.
Mezi klíčové údaje patří:
* Datum vystavení a datum zdanitelného plnění,
* Identifikace dodavatele i odběratele (IČ, DIČ),
* Popis dodaného zboží/služeb,
* Jednotková cena, množství, sazba a výše DPH,
* Číslo faktury (číselná řada).
Chybějící nebo nejasné údaje zvyšují riziko daňových komplikací a mohou vést ke zpoždění platby. Neúplná faktura je také formálně neplatná jako daňový doklad.
3. Forma a vzhled: Profesionální dojem se počítá
Mnoho firem podceňuje vzhled a formát faktury. Přitom jde o dokument, který je často posledním kontaktem zákazníka s firmou v rámci dané zakázky.
* Přehlednost zvyšuje důvěru a snižuje pravděpodobnost chyb.
* Grafická úprava může působit profesionálně – zejména pokud faktura odpovídá vizuální identitě firmy (logo, barvy, font).
* Konzistence ve vystavování faktur svědčí o organizovanosti – jednotný styl, číslování, formát i jazyk.
4. Cena? Ta se dohodne předem, faktura ji jen potvrzuje
Zákazník se s cenou seznamuje ještě předtím, než vůbec faktura vznikne – buď přes objednávku, smlouvu nebo cenovou nabídku. Faktura tedy nefunguje jako nástroj vyjednávání, ale jako finální potvrzení předem známých podmínek. Pokud by byla cena na faktuře jiná než dohodnutá, jedná se o chybu nebo porušení smluvních podmínek.
5. Zákaznický servis a doplňkové informace
Moderní faktury často obsahují drobnosti, které mohou pozitivně ovlivnit zákaznický dojem:
* Poděkování za objednávku
* Odkaz na reklamační podmínky
* Kontakt na zákaznickou podporu
* Informace o dalších službách (nenásilný cross-sell)
Takové prvky nejsou povinné, ale mohou přispět k lepší zákaznické zkušenosti – což je pro malé a střední firmy klíčové při budování loajality.
Faktura není jen formalita. Ačkoli je faktura technický dokument, v praxi jde o projev firemní kultury a obchodního přístupu.
Kvalitně vystavená faktura:
* Předchází nedorozuměním,
* Pomáhá budovat důvěru,
* Šetří čas účetním i zákazníkům a v neposlední řadě podporuje profesionální image firmy.
Pro nás, kteří staví na osobním přístupu, poctivosti a tradici, je právě precizní a transparentní administrace součástí hodnoty, kterou předáváme svým zákazníkům.
