Čím dál častěji se setkávám s tím, že nás oslovují podnikatelé a firmy s prosbou na rekonstrukci účetnictví. Nejčastější důvodem je nekvalitní práce poskytovatelů účetních služeb a musíme říci, že se nejedná pouze o účetní podnikající na IČO, ale v častých případech se jedná o účetní společnosti. Dalším důvodem bývá pochybnost o řádném vedení účetnictví, a to se děje často pokud dochází ke sporu společníky a jedním z důvodů je ta nejhorší možnost a tou je ztráta dat.
Rekonstrukce účetnictví je velmi časově náročná, pracná a bez dobré komunikace mezi klientem a účetním prakticky neřešitelná, proto i klient musí počítat s velkou mírou součinnosti. Pro rekonstrukci účetnictví je potřeba mít připravený detailní plán a rozčlenit si činnosti do několika částí.
Co je potřeba pro rekonstrukci účetnictví?
Aby bylo možné vůbec začít s rekonstrukcí, tak musíme znát počáteční stavy účtů a účetních knih (Závazků a pohledávek). Počáteční stavy účtů = koncové stavy minulého období a toto si ověříme s podanými daňovými přiznáními, kontrolou zůstatků účtu (běžných, úvěrových, kreditních) apod.
Dále je potřeba zjistit aktuální stav dokladů, tzn. pokud jsou doklady k dispozici, tak odpadá velká část starostí. Zpracuje se seznam dostupných dokladů, doklady se zkontrolují, zda mají řádné náležitosti a může se začít účtovat.
Co když doklady nemáte?
Klíčové je získat veškeré doklady či jejich opisy. V první řadě je potřeba získat dokumenty, které se odevzdávají na statní instituce, jako jsou daňová přiznání a přehledy plateb pojistného. Pokud máte registrovanou daňovou informační schránku nebo informační serveru u ZP, tak máte s těmito dokumenty vyhráno. Zde naleznete veškerá svá podání.
Druhým krokem, ještě poměrně snadným, je vyžádáním kopií všech leasingových, úvěrových, prodejních, nákupních a pojistných smluv. Toto nebývá problém získat relativně rychle, stejně jako bankovní výpisy z bank.
Trochu oříškem začíná být získání dokladů od dodavatelů a odběratelů, tj. faktury, dobropisy, zápočty apod. Naštěstí se většina faktury přijatých/vydaných hradí převodem, a tedy co nám chybí zjistíme při zpracování bankovních výpisů. Pohyby, které není možné spárovat nebo identifikovat (např. bankovní poplatky, převody mezi účty, výběr/vklad u bankomatu) značí chybějící doklad.
Rekonstrukce pokladny jako SCI-FI
Opravdovým účetním peklem je rekonstrukce pokladny při ztrátě dokladů. Pokud neexistuje pokladní kniha (např. při ztrátě dat), případně se jedná o doklady, které nespadají do záznamní povinnosti k DPH, tak je poté pouze na Vás vzpomenout si co v pokladních pohybech bylo, od jakého dodavatele, v jakém období a doklad vyžádat, což je prakticky nereálné.
Při ukončení rekonstrukce pokladny dochází k fyzické inventuře pokladny a jejího zůstatku. Pokud jste menší podnikatel/firma pravděpodobně je Vaše pokladna spíše virtuální záležitostí a pak se tedy stav reálný napasuje na stav účetní. Zjednodušeně řečeno, pokud Vám něco chybí, tak je to Váš dluh sám sobě. Každopádně, aby bylo vše účetně v pořádku stav fyzický se musí rovnat stavu účetnímu.
Rekonstrukce včetně mezd
Pokud má společnost zaměstnance, tak se rekonstrukce nebude týkat pouze účetnictví, ale také mzdové agendy. Je potřeba získat tiskové sestavy jako jsou rekapitulace mezd, mzdové listy, přehledy o pojistném a daních.
Majetek a zásoby
Jakmile se podaří prokousat předchozími agendami, tak jako další důležitou součástí je rekonstrukce majetku a zásob. Nejedná se pouze o fyzickou inventuru, kde se ověří reálný stav, ale také o dokladovou, abychom mohli odkontrolovat zůstatky koncových stavů. Při zavádění počátečních stavů u majetku musí být jasné, jak byl majetek odepisován a jaká je zůstatková cena. Správné zavedení karty majetku je klíčové pro pokračování správných odpisů v dalších obdobích.
Postup inventarizace účtů je aplikován na všechny agendy. V našem případně inventury účtů, zpracováváme pravidelně každý měsíc, aby naši klienti měli jistotu, že je vše v pořádku!
Opatření
Po řešení každého většího problému je potřeba přijmou opatření, protože je levnější a snazší problémům předcházet, než je řešit.
Pomyslnou závěrečnou tečkou celé rekonstrukce je zpracování směrnic, účetních metod a výstup pro vedení společnosti. Výstupem, mimo standardní informace jako jsou např. inventury účtů nebo daňová přiznání, je i souhrn navrhovaných opatření (např. digitalizace, zálohování atd.), které jsou z naší strany následně implementovány a kontrolovány tak, aby k těmto situacím již nedocházelo.
Rekonstrukce je časově a psychicky náročná, ale lepší s rekonstrukcí začít než čekat na finančák!
Nejste si jisti kvalitou zpracování Vašeho účetnictví? Chcete klidně spát? Nechte si udělat rekonstrukci účetnictví! Jděte na www.mupax.cz, vyplňte odpovědní formulář a my se Vám do druhého pracovního dne ozveme.
MUPAX s. r. o. – účetnictví bez stresu
